ANVÄNDARMANUAL · PLAYBOOK

RaD - Routes and Deliveries

Planera → Optimera → Köra → Rapportera → Förbättra

01Kom igång

RaD - Routes and Deliveries samlar planering och återrapportering av leveranser och upphämtningar.

Öppna Logga in och använd din e-postadress och ditt lösenord. Vid inbjudan följer du länken i mejlet och väljer lösenord.
Om du saknar lösenord, välj Glömt lösenord? på inloggningssidan. Ett konto måste vara kopplat till en aktiv organisation för att få åtkomst.
Efter inloggning öppnas din arbetsyta utifrån din roll. Transportörer använder Mina körningar; personal använder organisationens meny.

02Roller och ansvar

Organisationens administratör bestämmer vem som får tillgång till vad.

Superadmin skapar och hanterar organisationer och deras medlemmar. Öppna Organisationer och välj Ny organisation; fyll i organisation och huvudadministratör.
Administratör hanterar organisationens grunduppgifter, planering och användare. Planerare arbetar med kunder, produkter, leveransplaner, körningar och avvikelser.
Läsare kan följa organisationens information utan att ändra den. Transportör ser och rapporterar sina tilldelade körningar.

03Förbered kunder, produkter och transportörer

Gör detta före den första planerade dagen.

Kunder: välj Ny och fyll i namn, Leveransadress, portkod, öppettider, Normal stopptid (min) och kontaktuppgifter. Kunden och dess första leveransadress skapas samtidigt. Många kunder kan läsas in med Importera från Excel.
Leveransadress: sök adressen och välj ett förslag så att positionen sparas. Kontrollera kartan och dra markören till rätt entré eller lastkaj vid behov. Kundlistan visar adressen och om positionen är verifierad.
Kundkort: klicka på en kund. Överst visas adress, kontakt, portkod och öppettider. Fliken Översikt & adresser visar kartan; där kan du redigera adressen eller lägga till fler adresser, t.ex. för en kedja med flera butiker. Fliken Historik visar senaste leveranser och avvikelser.
Produkter: skapa produkterna och ange enhet, exempelvis st, kartong eller kg. Kontrollera att produkterna är aktiva.
Transportörer: skapa transportörens namn och telefon. För start från transportörens plats behövs både startplats och koordinater.
Användare: administratören väljer Bjud in, fyller i namn, e-post och roll. För Transportör väljs Koppla till befintlig transportör (endast roll Transportör) så att inloggningen kopplas till rätt person. En administratör eller planerare som också kör bockar i Kör även och når förarvyn via Öppna förarvyn.

04Skapa återkommande leveransplaner

En leveransplan är underlaget för återkommande stopp, inte en färdig körning. Flödet är: Kund → Leveransplan → Produkter.

Öppna kundkortet och fliken Leveransplaner och välj Ny. Har kunden flera adresser väljer du vilken. (Alla planer finns även samlade under Leveransplaner i menyn.)
Välj Veckodagar och Frekvens (varje vecka, varannan, var tredje, var fjärde vecka, eller en gång i månaden, t.ex. första tisdagen). Ange eventuell giltighetsperiod och Förvald transportör, samt Tidsfönster från och till när leveransen har en bestämd tid.
Varannan, var tredje och var fjärde vecka räknas från Gäller från, annars från dagen då planen skapades.
Öppna den sparade planens rad. Under Produkter per leverans lägger du till produkt, kvantitet och typ: Leverans eller Upphämtning.
Kontrollera att planen är aktiv och att produktmängderna stämmer innan du genererar en dag.

05Planera och optimera dagen

Daglig playbook för administratör och planerare.

Öppna Dagens planering, välj rätt datum och tryck Generera från planer. Kontrollera antal stopp, produkter och tidsfönster.
Skapa körningar med + Ny körning för transportör… om det behövs. Extra stopp kan läggas till med + Lägg till extra stopp…; kontrollera deras innehåll särskilt.
Tilldela varje otilldelat stopp via Tilldela… eller använd Fördela på körningar. Den fördelningen är jämn mellan planerade körningar, inte en optimering mellan transportörer.
Öppna Start och slut på körningen. Välj depå, transportörens startplats eller egen adress; välj slut som start, sista stoppet eller annan adress. Kontrollera att start- och slutposition finns.
Tryck Beräkna för vägsträcka och tid i den nuvarande ordningen. Tryck Optimera för att ändra stoppordningen inom just den körningen; minst två stopp behövs.
Granska Före och Efter, planerad ankomst och eventuella varningar om tidsfönster. Ett varnat stopp behöver åtgärdas av planeraren; ignorera inte varningen.
Välj Karta och kontrollera väglinjen och samtliga stopp. Ändras ordningen med pilarna, eller flyttas stopp med Lossa/Tilldela…, beräkna eller optimera på nytt.
Före avfärd: inga oavsiktligt otilldelade stopp, inga saknade positioner, rätt transportör, rätt produkter och rimliga tider. Färdigställ planen innan transportören startar.

06Genomför körningen

Transportörens playbook: start → nästa stopp → rapport → avslut.

Öppna Mina körningar och välj din körning. Kontrollera datum och antal stopp. Tryck Starta körning när du börjar.
Läs Nästa stopp: adress, kontakt, portkod, instruktioner och produkter. NAVIGERA öppnar extern navigering. Använd inte telefonen under körning.
Tryck Framme vid ankomst för att registrera ankomsttiden. Låt sidan vara kvar tills stoppet är rapporterat; ankomstmarkeringen sparas med bekräftelsen och kan försvinna vid omladdning innan dess.
Tryck Klar för återrapportering. Välj Levererat eller Kunde inte. Ange faktiskt levererat eller hämtat antal med +, − eller antal-fältet.
Välj avvikelse vid behov och skriv en tydlig kommentar om vad som hände. Du kan ange mottagarens namn och lägga till foto via Ta foto.
Tryck Bekräfta och invänta Stopp klart. Kontrollera att nästa stopp visas. Ändrad kvantitet skapar en avvikelse automatiskt; Kunde inte registrerar noll i faktiskt antal.
När alla stopp har rapporterats visas Alla stopp klara. Tryck Avsluta körning. En avslutad körning är låst och kan inte redigeras.

07Följ upp och förbättra

Avsluta dagen med avvikelser och jämförelsen mellan planerat och faktiskt.

Översikt visar dagens genomförda stopp och körningarnas status. Öppna en körning för att läsa dess rapport.
Kräver åtgärd: granska kommentar och foto. Välj Godkänn, Avvisa, Skjut upp eller Markera hanterad. Öppna visar även uppskjutna ärenden; Alla visar alla statusar.
Historik: välj Körningar, Per kund, Per produkt eller Avvikelser. Öppna en körningsrad för detaljer om stopp, planerat/faktiskt antal, tid, mottagare och foto.
Jämför planerad körtid med faktisk tid och planerad stopptid med uppmätt stopptid när Framme har registrerats. Faktisk körsträcka mäts inte.
Justera kommande leveransplaner, stopptider eller instruktioner utifrån utfallet. Ett godkänt ärende ändrar inte automatiskt nästa leveransplan.

08Öva i demoorganisationen

Använd demoorganisationen för utbildning och test, inte för riktiga leveranser.

Öva på en hel dag: generera stopp, fördela, optimera, kontrollera karta och gå igenom transportörens rapportering med en korrekt kopplad användare.
Återställ demodata finns för administratören under Användare och för superadmin på demoorganisationens detaljsida.
Skriv organisationens namn exakt och välj Återställ. Kunder, produkter, planer, körningar, avvikelser och rapporter ersätts med grundläget; användare påverkas inte.
Återställning gäller bara organisationer som är markerade som demo. Organisationens befintliga namn kan fortfarande vara Rutt Demo AB; det är organisationens namn, inte produktens.

09Felsökning och begränsningar

Kontrollera detta om du fastnar.

Ingen organisation: be administratören kontrollera att din e-post är inbjuden och att organisationen är aktiv. Att skapa konto ger inte automatiskt organisationsåtkomst.
Inga körningar tilldelade: kontrollera datum, vald transportör och att användaren är kopplad till transportörsposten.
Adress saknar position: öppna kundkortet, redigera adressen under Översikt & adresser och välj ett adressförslag. Kontrollera entrépunkten och spara. Enbart skriven adresstext räcker inte för vägberäkning.
Beräkning misslyckas: kontrollera alla positioner samt start och slut. Be administratören kontrollera anslutningen till karttjänsten om felet kvarstår. Fel ersätts inte med påhittade vägsträckor.
Tidsfönster kan inte hållas: se över fönster, stopptid, startpunkt och fördelningen mellan körningar; optimera igen. Optimering är per körning och räknar inte med realtidstrafik.
Internetanslutning behövs för att läsa och spara uppgifter. Offlinearbete är inte tillgängligt. Vänta på bekräftelse innan du lämnar en rapport; vid fel, kontrollera vad som faktiskt sparats innan du försöker igen.
Historiken är en arbetsöversikt, inte ett obegränsat arkivutdrag: vyerna visar ett begränsat antal poster. Vikt och volym på produkter innebär inte automatisk kapacitetsplanering.

Manualen beskriver den nuvarande versionen av RaD. Använd bara verkliga kunduppgifter i rätt organisation.